Typ wizyty i czas rezerwacji: jak uporządkować katalog terminów
Katalog rezerwacji ma odzwierciedlać zasady organizacyjne gabinetu. Oto sposób mapowania nazw, czasu, personelu i wyjątków bez zgadywania.
Lista usług w systemie rezerwacji może być krótka, podczas gdy grafik gabinetu zależy od wielu reguł: rodzaju wizyty, dostępności osoby, wolnego gabinetu i czasu potrzebnego na przygotowanie stanowiska. Jeśli te reguły nie są zapisane, recepcja będzie dopowiadać je z pamięci.
Ten poradnik dotyczy organizacji grafiku. Nie określa czasu czynności klinicznych ani nie sugeruje, jak długo powinna trwać dana procedura. Wartości ustala właściciel gabinetu z personelem odpowiedzialnym za dany typ wizyty.
Jedna nazwa dla pacjenta, jedna reguła dla zespołu
Zacznij od eksportu obecnych nazw z każdego miejsca: cennik, system kliniczny, formularz rezerwacji, instrukcja recepcji. Zaznacz powtórzenia i przypadki, w których podobne nazwy oznaczają inny czas lub inny sposób przydziału.
Następnie ułóż kartotekę:
| Nazwa widoczna dla pacjenta | Typ w systemie klinicznym | Czas zatwierdzony przez gabinet | Kto może przyjąć | Wyjątek / warunek |
|---|---|---|---|---|
| [nazwa prosta] | [identyfikator] | [wartość z decyzji gabinetu] | [rola/osoba] | [np. wymaga potwierdzenia] |
Zapisz również właściciela każdej wartości i datę ostatniego przeglądu. Gdy zmieni się organizacja pracy, wiadomo, kto aktualizuje katalog.
Oddziel czas wizyty od czasu zajętości grafiku
W kalendarzu mogą mieć znaczenie różne bloki: czas spotkania, przerwa przed kolejną wizytą, przygotowanie stanowiska lub blok techniczny. Nie łącz ich w jedną liczbę bez zgody osób zarządzających grafikiem. Dla każdej kategorii ustal, czy pacjent widzi ją jako czas trwania, czy system używa jej wyłącznie do blokowania dostępności.
To rozróżnienie ułatwia recepcji wyjaśnienie, dlaczego między dwoma terminami pozostaje przerwa, bez ujawniania informacji wewnętrznych. Nie pozwala jednak automatycznie wywnioskować, jakie wartości są właściwe klinicznie.
Uważaj na parametry integracji
W publicznym API IQ Dental endpoint dostępnych terminów przyjmuje identyfikator typu wizyty. Parametr czasu może być pominięty, wtedy specyfikacja wskazuje czas przypisany do typu wizyty, albo przekazany jawnie jako liczba sekund. Jeśli dwa systemy użyją różnych wartości, wynikowy kalendarz może nie pasować do procesu gabinetu. Dlatego mapę nazw i czasu trzeba przetestować na konkretnych typach wizyt. Specyfikacja API IQ Dental
To jest opis możliwości publicznego interfejsu. Nie potwierdza jeszcze konfiguracji konkretnej placówki, uprawnień, tokenów ani gotowego połączenia z Bookito. Integracja Bookito jest przygotowywana.
Wykonaj kontrolę „zapisz i przeczytaj”
Dla każdego typu, który ma wejść do katalogu, wykonaj tę samą sekwencję:
- wybierz nazwę taką, jaką zobaczy pacjent;
- sprawdź, jaki typ wizyty i jaki czas otrzymuje system;
- przejrzyj wolne sloty w typowym dniu pracy;
- utwórz próbny zapis w uzgodnionym środowisku;
- otwórz wpis w widoku, z którego korzysta recepcja;
- potwierdź, że blokuje właściwą część grafiku i wskazuje oczekiwaną osobę lub zasób.
Jeśli wynik się różni, nie poprawiaj go przez zmianę kilku wartości naraz. Zmień jeden parametr, powtórz tę samą próbę i zapisz rezultat. Dzięki temu wiesz, która reguła odpowiada za różnicę.
Lista wyjątków, które muszą być widoczne
Oznacz typy wizyt, które nie powinny być rezerwowane bez dodatkowego działania recepcji. Opisz dokładnie, co jest tym działaniem, kto je wykonuje i jaki komunikat widzi pacjent. Unikaj etykiet w rodzaju „inne” bez dalszej instrukcji. Jeśli typ nie jest jeszcze prawidłowo opisany, wyłącz go z rezerwacji online do czasu ustalenia reguł.
Przed sezonową zmianą grafiku sprawdź także święta, urlopy, nowe godziny pracy i zastępstwa. Zmiana dostępności osoby nie powinna przypadkiem zmienić czasu przypisanego do typu wizyty.
Mała lista kontroli na koniec miesiąca
Raz w miesiącu recepcja może przekazać właścicielowi katalogu trzy rzeczy: nazwy, które pacjenci mylą; typy, które wymagają ręcznej korekty; oraz wartości, które przestały odpowiadać organizacji pracy. Właściciel decyduje o zmianie, testuje ją na kopii lub uzgodnionej próbie i zapisuje datę aktualizacji.
Wynikiem jest katalog, który daje recepcji jasną instrukcję i ogranicza interpretowanie nazw na bieżąco. Sama tabela nie zastępuje weryfikacji w systemie.
Źródła
- IQ Dental API v1 — dostępne terminy i parametry czasu
- OpenAPI Specification — parametry i schematy interfejsu
Jeśli chcesz omówić katalog rezerwacji w swoim gabinecie, porozmawiaj z Bookito.